Twoja działalność ma nikłe szanse powodzenia, jeśli nie będziesz miał pla­nu, jak ją poprowadzić. Nie chodzi tylko o pomysł na biznes i sposób działania na najbliższe dni po starcie. Jeszcze przed uruchomieniem firmy musisz pod­jąć decyzje dotyczące przyszłego jej rozwoju. Plan działania może się okazać niezbędny, gdy wystąpisz do banku z wnioskiem o kredyt, czy będziesz starał się pozyskać pieniądze na rozwój firmy w innych instytucjach.

Dzięki planowaniu ustalisz cele firmy i środki do ich osiągnięcia, a zatem będziesz mógł umiejętnie

sterować firmą na rynku.

Rodzaje planów

Ekonomiści wyróżniają różne rodzaje planowania. Najważniejsze jest planowanie strategiczne- długofalowe, określające główne cele i kierunki działania firmy. Obejmuje zagadnienia, które trzeba rozwiązywać w dłuższym okresie, najczęściej kilku lat. Efekty takiego planowania są trwałe i trudne do odwrócenia.

Z kolei planowanie taktyczne po­zwala określić zadania ogólne dla całej firmy, wytyczyć cele i kie­runki działania ustalone w planie strategicznym, zaktualizować je i dostosować do warunków w ja­kich działa firma. Typowy plan taktyczny pisany jest na jeden rok i składa się z części technicznej i finansowej. W części technicz­nej planu mogą się znaleźć pro­jekty zmiany lub usprawnienia wyrobów, zmiana techniki lub technologii wytwarzania, zmiany norm. Część finansowa natomiast może obejmować zmianę kosztów, wysokość kapitału niezbędnego do realizacji zadania oraz zysk, ja-ki chce się osiągnąć w danym ro­ku działalności. W części finanso­wej przewiduje się też zmiany w majątku firmy.

Natomiast planowanie operatyw­ne jest podstawowym elementem organizacji pracy wewnątrz firmy i zapewnia jej prawidłowe funk­cjonowanie. Plan operatywny wy­nika z planu taktycznego i obej­muje krótsze okresy, np. miesiąc czy kwartał. Wskazuje się w nim konkretne zadania do realizacji. Powierza się je określonym oso­bom odpowiedzialnym za ich wy­konanie, przedstawia się niezbędne środki, a także terminy wyko­nania zadań. Jest to planowanie bieżące (wykonawcze).

Biznesplan łączy wszystkie zamierzenia związane z działalnością gospodarczą w jedną całość. Opisuje:

zadania produkcyjne, handlowe lub usługowe, środki (zasoby), za pomocą których zadania te zostaną wykonane, nakłady (koszty), jakie poniesiesz przy wykonywaniu zadań, efekty finansowe, jakie uzyskasz po zrealizowaniu zadań.

Najważniejszy jest biznesplan

Jedną z ważniejszych części planowania jest plan działalności gospodarczej, czyli biznesplan. Określa on cele, jakie firma chce osiągnąć, strategię i taktykę dzia­łania, a także czas, w jakim cele powinny być osiągnięte. Nie obej­dziesz się bez niego składając wniosek kredytowy, czy rozpo­czynając rozmowy z potencjal­nym inwestorem.

Przyszłości nie da się dokładnie przewidzieć, stąd zadaniem biznes-planu jest ograniczenie niepewno­ści, ocena prawdopodobieństwa przyszłych zdarzeń oraz rozpo­znanie występujących problemów, a więc także zmniejszenie ryzyka podjęcia błędnych decyzji Na zewnątrz i wewnątrz firmy

Biznesplan pełni dwie główne funkcje. Pierwsza z nich, zewnętrz­na, umożliwia zdobycie kapitału, bez którego nie da się robić dużych interesów. Nowo powstające firmy muszą opierać się na dobrze udokumentowanych i regularnie aktualizowanych biznesplanach. Dzięki biznesplanowi potencjalny in­westor czy pożyczkodawca może real­nie ocenić szanse i możliwości oraz ry­zyko związane z udostępnieniem kapi­tału. Partnerzy chcą być pewni, że autorzy planu dokładnie przemy­śleli przedstawiony program. Chcą przekonać się, że przedsię­biorstwo dysponuje odpowiedni­mi obliczeniami i analizami oraz że widzi szansę własnego rozwo­ju, jest zdolne do jej wykorzysta­nia i rozwiązywania pojawiają­cych się problemów.

Zawsze należy pamiętać, kto jest adresatem biznesplanu i jakich infor­macji oczekuje, aby przekonać się, że firmie potrzebne są pieniądze. Co in­nego w biznesplanie będą chcieli zobaczyć bankowcy, ewentualni po­życzkodawcy, co innego inwestorzy. Przykładowo, uwaga banku kon­centruje się na stabilności, bez­pieczeństwie, obrotach kapita­łowych i rentowności, a inwe­storów prywatnych interesuje głównie efektywność zainwesto­wanego kapitału. Obie grupy chcą jednak wiedzieć, jak ich pie­niądze zostaną wydane.

Druga, wewnętrzna funkcja biznesplanu, polega na przyjęciu strategii rozwoju dla firmy i na­pisaniu swego rodzaju przewod­nika z informacjami o tym, jak ma ona funkcjonować przez na­stępne trzy, pięć czy więcej lat. W tym przypadku biznesplan pełni funkcję planu operacyjnego, narzę­dzia pracy przedstawiającego per­spektywiczne i odcinkowe cele firmy z określeniem zadań, oraz środków niezbędnych do ich realizacji.

Niektóre biznesplany łączą harmonijnie obie te funkcje i sta­ją się przez to bardziej uniwer­salne, wiarygodne i użyteczne. Inne koncentrują się głównie na jednej z nich, co jednak nie ozna­cza, iż są mniej przekonywające czy wartościowe.

Istnieją także specjalne biznes­plany, koncentrujące się na pewnych wąskich obszarach, służące np. określaniu chłonności dotych­czasowych lub nowo powstają­cych rynków, sposobów ich pozy­skiwania dla tradycyjnych bądź nowych produktów lub usług oraz analizie projektów rozwojowych pod kątem finansowej opłacal­ności inwestycji.

Po co jest biznesplan? W firmie służy on:

rozwijaniu pomysłów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa; dzięki temu popełnia się błędy na papierze, a nie w praktyce,

ocenie działalności firmy po okresie, na jaki był stworzony; uważna obserwacja i analiza wskażą, na ile założenia biznesplanu były realne, jakie są osiągnięcia i w których punktach firma odeszła od jego założeń,

jako podstawa wniosku kredytowego oraz ważny dokument przy rozmowach biznesowych (np. przy poszukiwaniu inwestora).

Jak napisać biznesplan?

Biznesplan musi być dobrze zredagowany, napisany językiem fachowym, ale zrozumiałym, nie powinieneś w nim przemilczać słabych stron firmy. Nie wolno Ci więc robić planu wygładzonego, bo wzbudzi on nieufność. Takiego dokumentu nie traktuje się poważ­nie. Powinien to być dokument zwięzły i konkretny (zależnie od rodzaju działalności o objętości od 20 do 40 stron). Nie wystarczy spo­rządzić go raz na długi czas. Biz­nesplan powinien podlegać nie­ustannym zmianom, tak jak firma. Powinieneś więc nad nim praco­wać właściwie bez przerwy, aktu­alizując zadania wraz ze zmienia­jącymi się realiami.

Co zatem powinien zawierać? Na początek zapoznaj się z poda­nym na stronie 4 przykładowym spisem treści biznesplanu.

Otwiera go streszczenie, czyli przedstawienie ogólnego zarysu projektu, tego, co firma zamierza zrobić i co zostanie dokładnie opi­sane w następnych rozdziałach. To esencja biznesplanu - przed­stawia wszystkie zalety operacji i powinna zachęcać do dalszej lektury. Po krótkim wprowadze­niu powinieneś przedstawić opis tego jak, gdzie, kiedy i przez ko­go firma została założona, opisać jej osiągnięcia i gorsze okresy oraz porównać to ze stanem aktu­alnym. Jedno lub dwustronicowe streszczenie może zadecydować o tym, czy czytający zainteresuje się dalszymi rozdziałami, dlatego należy umieścić w nim tylko naj­ważniejsze informacje: krótki opis przedsięwzięcia, przewidy­wane koszty, potrzeby, prognozy finansowe. Wprowadzenie, w któ­rym powinno się znaleźć stresz­czenie całego przedsięwzięcia, jest jedną z najważniejszych czę­ści planu.

Część druga polega na wyłożeniu pomysłu, czyli np. szczegółowym opisie produktu, który jest nowym przedsięwzięciem. Jeśli chcesz odnieść sukces na rynku, musisz dobrze znać swój produkt - opisu­jąc go, przedstawisz jego cechy. Następnie powinieneś podkreślić potrzebę pojawienia się lub zwięk­szenia jego obecności na rynku.

W trzeciej części musisz za­mieścić opis rynku, czyli otoczenia, w którym firma działa lub zamie­rza działać. Podaje się tu informa­cje o potencjalnych klientach, (kim są i jak są rozmieszczeni na rynku) oraz uzasadnia się, dlacze­go będą nabywać właśnie ten, a nie inny produkt. Należy także opisać rynek i jego cechy. Można tu określić zalety wyrobu, jego ce­nę, jakość oraz przewagę nad in­nymi, porównywalnymi produk­tami dostępnymi na rynku.

Kolejny rozdział to opis działań marketingowych. Przedstawiasz tu sposób prowadzenia kampanii in­formacyjnej dla klientów, charak­teryzujesz tych, którzy mogą być szczególnie zainteresowani naby­ciem nowego produktu, pokazu­jesz te nośniki reklamy (radio, te­lewizja, prasa, foldery, ulotki, pla­katy, bilboardy etc), które będą wykorzystane w promocji pro­duktu i określasz wysokość budże­tu przeznaczonego na kampanię reklamową. Tutaj przewidujesz reakcję rynku oraz planujesz roz­wój produkcji i sprzedaży, two­rząc plan sprzedaży z opisem me­tod i kosztów dostarczania pro­duktu do rąk klienta.

W kolejnym punkcie musisz opisać instrumenty realizacji, czyli to, co przyczyni się do powstania produktu (np. ścieżka produkcyj­na, potrzebne materiały, maszy­ny, technologie, kadry itp.).

Odrębny rozdział musisz po­święcić opisowi organizacji i zarzą­dzania. Wprowadzaniu nowego produktu bardzo często towarzy­szą zmiany organizacyjne w fir­mie, np. powstanie nowego de­partamentu lub działu, zatrudnie­nie nowego pracownika. Niezwy­kle istotny jest też harmonogram, czyli określenie tego, co i kiedy będzie realizowane. Musisz opi­sać tu terminy najważniejszych przedsięwzięć.

W kolejnym rozdziale zapre­zentujesz opis finansowania, czyli przedstawisz szczegółowy plan fi­nansowy wprowadzenia produk tu na rynek, na który składają się wszelkie koszty oraz posiadane i spodziewane źródła finansowa­nia. Te ostatnie muszą być praw­dopodobne i udokumentowane. Dla każdego potencjalnego inwe­stora istotną informacją jest wiel­kość wniesionych środków wła­snych. Pochodzenie kapitału wła­snego należy udokumentować oraz wskazać, ile pieniędzy firma potrzebuje, kiedy i jak zostaną one wykorzystane. Musisz też za­prezentować aktualną sytuację fi­nansową firmy.

Zwróć uwagę na zagrożenia

Gdy już jasno przedstawisz sy­tuację finansową firmy, powinie­neś przeanalizować ryzyko, czyli opisać zagrożenia, jakie mogą spo­tkać projekt. Ryzyko ekonomicz­ne płynie z wielu stron, ale im więcej możliwych zagrożeń wska­żesz w biznesplanie i poddasz analizie, tym poważniej poten­cjalny inwestor potraktuje Twoją firmę. Opis ryzyka musi być jak najbardziej rzeczywisty, należy wystrzegać się zbytniego optymi­zmu, ale też nie można przedsta­wiać wszystkiego w czarnych barwach. Potencjalny inwestor musi być świadomy podejmowa­nego ryzyka, ale nie możesz go zniechęcać. Warto tutaj wyko­rzystać analizę SWOT Jest to analiza silnych (strenghts), sła­bych (weaknesses) stron danego przedsięwzięcia, możliwości (op-portunities) i zagrożeń (treats), jakie ono stwarza.

Ostatnim rozdziałem biznespla­nu jest prognoza finansowa, czyli ze­stawienie zakładanych wydatków i przychodów, jakie Twoja firma będzie uzyskiwała w przyszłości, jeżeli wprowadzi nowy produkt. Punktem wyjścia jest wielkość sprzedaży i koszty. W kosztach nie wolno zapomnieć o wydatkach na promocję i reklamę. Przychody ze sprzedaży musisz przewidywać ostrożnie, ze świadomością, że na ogół nowy produkt przyjmuje się na rynku stopniowo.

Na koniec warto zamieścić krót­kie podsumowanie. Należy udowodnić, że inwestorowi (bankowi) przedstawiona została atrakcyjna i realna propozycja i skonkretyzować, w jaki sposób i kiedy zwrócą    się włożone pieniądze.

To jednak nie wszystko! Do tak zbudowanego biznesplanu dodaje się załączniki, czyli bilans, wyniki finansowe i rachunki, a także inne dokumenty, które są ważne dla oceny firmy, np. dane statystyczne dokumenty, poprzednie projekty i efekty  ich realizacji, wykaz instytucji finansujących wcześniejsze pro­jekty

A oto spis treści przykładowego biznesplanu, który ułatwi Ci przygotowanie własne­go planu gospodarczego: