Protokół w biznesie

Protokół dyplomatyczny jako zbiór zasad wzajemnego postępowania został w ciągu stuleci wypracowany w świecie dyplomacji, w stosunkach między państwami i ich przedstawicielami.
Protokół dyplomatyczny to ogół zasad postępowania i zachowania się przyjęty w stosunkach międzynarodowych. Określa on reguły i normy obowiązujące w kontaktach urzędowych z władzami państwa akredytacji jak również we wzajemnych sto¬sunkach między placówkami dyplomatycznymi innych państw. Protokół ułatwia zbliżenie i prowadzenie dialogu, rozwiązuje wiele formalnych kwestii proceduralnych, które w przeszłości doprowadzały do powstania konfliktów.
Integralną częścią zasad protokołu jest etykieta, reguły dobrego wychowania, powszechnie przyjęte i stosowane na płaszczyźnie oficjalnej, służbowej i towarzyskiej. Sprzyjają wytworzeniu dobrej atmosfery, ułatwiają przeprowadzenie rozmów, pertraktacji, osiągnięcie porozumienia. Pozwalają uniknąć niezręcznej sytuacji i nakazują okazać każdemu szacunek, należny mu z tytułu jego pozycji, zajmowanego stanowiska, wieku czy płci.
Procesy globalizacji i integracji, związane z intensywnym rozwojem międzynarodowych kontaktów zrodziły potrzebę wykorzystania uniwersalnych zasad protokołu dyplomatycznego w biznesie. Zasady te zostały zaadoptowane do rozwijającej się współpracy międzynarodowej biznesu, instytucji i urzędów. Określają jak należy zachować się w pierwszych kontaktach, przy stole negocjacyjnym, na przyjęciu i podczas rozmów oraz określają rolę gospodarza czy przewodniczącego delegacji. Są obecne na co dzień, w kontaktach międzyludzkich, w czasie przedstawiania, czy witania się.
Znajomość etykiety biznesu to praktyczna i bardzo przydatna umiejętność menedżera, zwłaszcza w kontaktach międzynarodowych, bowiem jego zachowanie ma wpływ na postrzeganie firmy, którą reprezentuje.
Największą wartość protokołu dyplomatycznego stanowi jego międzynarodowy charakter, powszechne uznanie obowiązujących w nim reguł. Znajomość protokołu rodzi przekonanie o wysokim profesjonalnym przygotowaniu i budzi zaufanie partnerów w interesach.

Zasada pierwszeństwa
Podstawową zasadą protokołu dyplomatycznego jest zasada pierwszeństwa, zwana zasadą precedencji. Termin precedencja (ang, precedency, franc. preseance) wywodzi się bezpośrednio od łacińskiego terminu „precedere” czyli „poprzedzać” i oznacza kolejność, w jakiej najważniejsze osobistości uczestniczą w oficjalnych uroczystościach i ceremoniach. Stosowanie jej pozwala uniknąć ryzyka urażenia poczucia godności. W działalności dyplomatycznej procedencja nabiera ona specjalnego znaczenia. Jest osią protokołu dyplomatycznego i występuje we wszystkich kontaktach oficjalnych, podczas powitania, rozsadzania gości przy stole, wygłaszania przemówień, czy zajmowania miejsc w samochodzie.
Zasadom protokołu charakter normy prawnej nadała Konwencja Wiedeńska o stosunkach dyplomatycznych z 18 kwietnia 1961 roku. W stosunku do dyplomatów, dla wyznaczenia pierwszeństwa, podstawowym kryterium są klasy i rangi oraz okres pełnienia funkcji. Starszeństwo ambasadorów zależy od daty złożenia listów uwierzytelniających, a pierwszeństwo przysługuje temu, który dłużej przebywa w kraju urzędowania.
Ta podstawowa reguła protokołu dyplomatycznego odnosi się nie tylko do stosunków dyplomatycznych, ma także zastosowanie w innych dziedzinach stosunków zewnętrznych. Osoba o krótszym stażu ustąpi miejsca osobie dłużej pełniącej równorzędną funkcję, bez względu na wiek i płeć /choć czasem kurtuazja nakazuje ustąpienie miejsca kobiecie/.
Zasada precedencji obejmuje również reguły:
- starszy przed młodszym,
- kobieta przed mężczyzną,
- gość przed gospodarzem,
- gość z zagranicy przed gościem z kraju.
W kontaktach oficjalnych instytucji, urzędów i firm precedencja opiera się na hierarchii stanowisk.
Protokołu nie powinno stosować się mechanicznie lecz należy zawsze uwzględniać okoliczności, gospodarza uroczystości. Wątpliwości najlepiej rozproszą organizatorzy spotkania.
cdn.

Renata Maćkowska