Jeśli przedsiębiorca nie wybierze opodatkowania działalności gospodarczej w formie ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej, musi rozliczać się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych. Podatek płaci się w tym wypadku od faktycznie uzyskanego dochodu, czyli różnicy między przychodem z działalności gospodarczej a kosztami jego uzyskania (a więc wydatkami związanymi z działalnością gospodarczą).

Przychodami z działalności gospodarczej są przede wszyst­kim pieniądze należne z tytułu sprzedaży towarów, produktów lub usług. Osoby rozliczające po­datek VAT pomniejszają ten przychód o VAT należny z tytułu sprzedaży.

Choć przychód kojarzy się nam z pieniędzmi otrzymanymi „do ręki” (lub na konto banko­we), trzeba pamiętać, że w sen­sie podatkowym przychód uzy­skujemy, mimo że nie dostaliśmy jeszcze od kontrahenta zapłaty. Przychód podatkowy powstaje bowiem z reguły z chwilą wy­stawienia faktury lub rachunku dokumentującego sprzedaż, nie później jednak niż w ostatnim dniu miesiąca, w którym wyda­liśmy kontrahentowi sprzedany towar (rzecz) lub wykonaliśmy usługę. Nie ma znaczenia, czy i kiedy kontrahent faktycznie nam zapłaci.

Do przychodów z działalności gospodarczej zalicza się nie tylko pieniądze należne za sprzedane dobra, ale również:

• świadczenia w naturze (gdy np. otrzymamy zapłatę w towarze),
• świadczenia nieodpłatne (np. wykonane na naszą rzecz darmowe usługi),
• otrzymane subwencje i dotacje,
• odsetki od środków na rachunkach bankowych związanych z działalnością,
• przychody ze sprzedaży, a także najmu lub dzierżawy składników majątku służącego do wykonywania tej działalności (maszyn, samochodów),
• otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z działalnością gospodarczą,
• otrzymane kary umowne.

• zaliczek na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w przyszłych miesiącach, latach,
• naliczonych, lecz jeszcze nie otrzymanych odsetek od należności,
• należnego podatku VAT,
• zwróconych nam wydatków nie zaliczonych do kosztów uzyskania przychodu.

Dwie proste zagadki podatkowe
Skoro już wiesz, co to przychód, spróbuj zastanowić się nad następującymi przy­kładami:

Przykład pierwszy:

We własnej działalności gospodar­czej pan Bartosz używa samochodu ciężarowego, użyczonego mu przez kolegę. W urzędzie skarbowym poinformowano go, że musi od tego zapłacić podatek. Czy urząd ma rację, skoro samochód jest używany nieodpłatnie na podstawie umowy użyczenia?

Otóż w myśl przepisów podat­kowych przychodem z działalno­ści gospodarczej przedsiębiorcy są m.in. otrzymane nieodpłatne świadczenia, których wartość ustala się według cen rynkowych. A zatem pan Bartosz powinien uwzględnić w przychodach podat­kowych wartość rynkową otrzyma­nego nieodpłatnego świadczenia w postaci udostępnienia samocho­du (przeciętny czynsz dzierżawny obowiązujący w danej miejscowo­ści). Tego rodzaju przychód nie po­wstaje jedynie wtedy, gdy nieod­płatne świadczenie otrzymujemy od członków bliższej i dalszej ro­dziny. Gdyby więc pan Bartosz używał nieodpłatnie samochodu udostępnionego przez ojca, dziad­ka, teścia, brata, szwagra, czy bra­tanka - nie musiałby z tego tytułu płacić podatku.

Przykład drugi:

Kontrahent pan Czapla nie zapłacił podatnikowi panu Bocianowi w terminie za zakupiony w styczniu towar. Po 3 miesiącach uregulował płatność wraz z należnymi odsetkami za zwłokę. Czy odsetki te są przychodem z działalności gospodarczej pana Bociana?

Tak. Przychód powstaje w mo­mencie faktycznego otrzymania odsetek, w przeciwieństwie do sprzedaży towarów, gdzie przy­chodem są kwoty należne, choć­by nie zostały faktycznie otrzy­mane. A zatem przychód ze sprzedaży towaru pan Czapla po­winien wykazać już w styczniu, kiedy wystawił fakturę doku­mentującą sprzedaż towaru (mi­mo że nie otrzymał wówczas za­płaty od kontrahenta), natomiast
odsetki za zwłokę stają się przy­chodem dopiero w miesiącu ich otrzymania (czyli w marcu).

Jak liczyć koszty
Kosztami uzyskania przycho­dów są wydatki, które ponieśli­śmy w celu osiągnięcia (powsta­nia lub zwiększenia) przychodów z działalności gospodarczej. Są to np. wydatki na zakup towarów, czynsz za lokal, w którym wyko­nujemy tę działalność, wydatki na paliwo, części zamienne i ubez­pieczenie samochodów wykorzy­stywanych w tej działalności, wy­nagrodzenia pracowników, nie­które podatki (np. od nieruchomo­ści, od środków transportowych, akcyza), składki ZUS, rachunki telefoniczne, wydatki na reklamę, zakup wyposażenia.

W zasadzie każdy wydatek, który ma związek z naszą działalnością, jest kosztem dla celów podatkowych, a za­tem zmniejsza nasz przychód. Jest jed­nak cała lista takich wydatków, które będąc kosztami w sensie ekonomicz­nym, nie pomniejszają przychodu.

Za koszty podatkowe nie uznaje się też wydatków na zakup rzeczy zaliczanych do środków trwałych
w firmie. Trudno wyobrazić sobie prowadzenie działalności gospo­darczej bez posiadania maszyn, urządzeń, środków transportu, hal fabrycznych i magazynów. To środki trwałe. Wydatki poniesione na ich nabycie można zaliczyć do kosztów jedynie pośrednio - przez odpisy amortyzacyjne.

Przedmioty wykorzystywane na po­trzeby działalności gospodarczej są uznawane za środki trwałe tylko wtedy, jeśli okres ich używania jest dłuższy niż rok, a wartość wyższa niż 3500 zł.

Amortyzacja ma odzwiercie­dlać zużycie danego składnika majątku w poszczególnych latach. Koszty zakupu środka trwałego rozkładają się na kilka, kilkana­ście, a niekiedy nawet kilkadzie­siąt lat, zmniejszając stopniowo uzyskiwane przychody. Co roku bowiem do kosztów podatkowych można wpisać jedynie odpowied­nią część wartości środka trwałe­go - część tę ustala się przy zasto­sowaniu stawki amortyzacyjnej określonej w przepisach podatko­wych. Przykładowo, dla samocho­dów stawka ta wynosi 20 proc, co oznacza, że do kosztów można za­liczyć co roku najwyżej 1/5 wartości samochodu (cały wydatek na jego zakup znajdzie się w kosztach dopiero po 5 latach). Dla budyn­ków niemieszkalnych (np. hal fa­brycznych) stawka ta wynosi 2 proc. Aby wydatek na ich zakup lub koszt budowy można było w całości wliczyć w koszty, musia­łoby minąć 50 lat.
Wydatki na zakup składników majątku, nie będących środkami trwałymi (np. telefonu komórko­wego, czy komputera, którego wartość nie przekracza 3500 zł) można zaliczyć w całości do kosz­tów uzyskania przychodu już w momencie zakupu.

I tak, kosztem uzyskania przychodów nie są m.in.:

• wydatki na spłatę pożyczek (kredytów), z wyjątkiem odsetek od nich,
• wartość własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki (np. cywilnej, jawnej) - także małżonków i małoletnich dzieci wspólników,
• darowizny,
• kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych przez nas towarów, wykonanych robót i usług,
• koszty reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25 proc. przychodu, chyba że reklama jest prowadzona w środkach masowego przekazu (np. radiu, telewizji, prasie) lub publicznie w inny sposób,
• straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem autocasco,
• wydatki na zakup wyposażenia (np. radia, telewizora, komputera), które bez uzasadnienia znajduje się poza siedzibą przedsiębiorstwa,
• wydatki na zakup gruntów.

I znów kilka prostych przykła­dów dla zobrazowania jakie wy­datki są, a jakie nie, kosztami uzy­skania przychodu z działalności gospodarczej.

Przykład pierwszy:

Pan Myszka spłaca kredyt obrotowy zaciągnięty na zakup towarów. Czy zapłacone bankowi odsetki od tego kredytu, prowizja oraz rata kapitało­wa tego kredytu - będą kosztami uzyskania przychodu?
I tak, i nie. Kosztem jest pro­wizja bankowa oraz zapłacone odsetki od kredytu. Kosztem nie jest natomiast spłacona rata ka­pitałowa.

Przykład drugi:

Pani Kłopotek prowadzi biuro pisania podań. W marcu wyrzuciła starą maszynę do pisania i w jej miejsce kupiła nowiutki sprzęt komputerowy. Zapłaciła 6000 zł. Czy wydatek ten może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z działalności?
Choć niewątpliwie wiąże się on z działalnością, to jednak nie będzie bezpośrednim kosztem. Ponieważ komputer kosztował więcej niż 3500 zł, a pani Kłopo­tek zamierza z niego korzystać dłużej niż rok, mamy do czynie­nia ze środkiem trwałym. Kosz­tem dla celów podatkowych bę­dzie tylko jego amortyzacja. Podstawowa stawka amortyza­cyjna dla komputerów wynosi 30 proc. Taki procent jego war­tości można zaliczyć do kosztów w pierwszym roku używania komputera (6000 x 30 proc. = 1800 zł). W drugim i trzecim roku kosztem będzie ta sama kwota (po 1800 zł). Zakup sprzę­tu całkowicie zostanie zaliczony w koszty w roku czwartym. Wówczas pani Kłopotek zapisze po stronie kosztów, w postaci amortyzacji, resztę jego wartości czyli 600 zł (3 x 1800 zł + 600 zł = 6000 zł).

Zaliczki na podatek
Jeśli Twoje przychody będą większe niż koszty, powstanie do­chód do opodatkowania, nato­miast w odwrotnej sytuacji - gdy koszty prowadzonej działalności przewyższą przychody - powsta­nie strata. Podatku się wówczas nie płaci. W jaki sposób pokryjesz stratę, to Twoja sprawa, ale w na­stępnych latach, gdy interes bę­dzie szedł lepiej, będziesz mógł sobie tę stratę zrekompensować. Przez 5 lat zyskownych można odliczać część tej straty od uzy­skanego w tych latach dochodu z działalności gospodarczej.

W tym samym terminie w urzę­dzie skarbowym składamy dekla­rację na zaliczkę miesięczną (na specjalnym druku PIT-5). Jedynie zaliczkę miesięczną za grudzień ustalamy w wysokości zaliczki za listopad i wpłacamy w terminie wpłaty tej zaliczki (do 20 grudnia). Za listopad wpłacamy więc fak­tycznie podwójną zaliczkę.

Wysokość zaliczek za miesiące od stycznia do listopada każdego roku u przedsiębiorców płacących podatek według skali podatkowej ustala się w następujący sposób:

• obowiązek wpłacania zaliczki powstaje dopiero w tym mie­siącu, w którym dochód z działalności gospodarczej przekroczył kwotę powodują­cą obowiązek zapłacenia po­datku (w 2004 r. jest to kwota 2790 zł) - wcześniej nie trze­ba nic wpłacać,

• zaliczkę za ten miesiąc stano­wi podatek obliczony od tego dochodu pomniejszonego o odliczenia od dochodu (m.in. składki na ubezpiecze­nia społeczne, darowizny),

• podatek ten oblicza się według skali podatkowej, a następnie pomniejsza się go o opłacone składki na ubezpieczenie zdrowotne,

• zaliczkę za dalsze miesiące ustala się w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku a sumą zaliczek za miesiące poprzedzające.

Przedsiębiorcy opodat­kowani na zasadach ogólnych mo­gą też wybrać płacenie liniowego 19 proc. podatku. Podatek według tej stałej stawki pobiera się nie­zależnie od wielkości uzyskiwa­nych dochodów. Zaliczkę na poda­tek w tej wysokości płaci się wów­czas już za miesiąc, w którym uzy­skamy pierwszy w danym roku dochód (a nie dopiero wtedy, gdy dochód ten przekroczy kwotę wolną, czyli 2790 zł).

Przedsiębiorcy rozliczający się według zasad ogólnych mają rów­nież możliwość wpłacania zaliczek na podatek według uproszczonych zasad (przez rok w stałej kwocie, bez konieczności składania comie­sięcznych deklaracji). Obecnie nie dotyczy to jednak rozpoczynają­cych działalność gospodarczą.

W trakcie roku podatkowego mowa jest o zaliczkach, a nie o podatku, po­nieważ ostateczne ustalenie wielkości dochodu opodatkowanego podatkiem dochodowym i obliczenie należnego podatku jest możliwe dopiero po za­kończeniu roku - w zeznaniu rocznym, gdzie wykazujemy dochody ze wszyst­kich źródeł przychodów, przysługujące nam odliczenia i ulgi.
Jeśli podatek, który wpłaciliśmy za­liczkowo, jest wyższy od podatku na­leżnego wynikającego z zeznania -otrzymujemy zwrot tej różnicy, w prze­ciwnym wypadku musimy ją dopłacić.

Księgi podatkowe
Aby móc ustalić wysokość do­chodu i podatku, zarówno przy­chody, jak i koszty prowadzonej działalności gospodarczej musi­my zapisywać w specjalnych ewidencjach (księgach). Służy do te­go podatkowa księga przychodów i rozchodów (a przy działalności o naprawdę dużych rozmiarach -księgi rachunkowe). Ewidencje te mogą być prowadzone odręcz­nie (na papierze) lub komputero­wo. Trzeba przy tym przestrze­gać określonych przepisami wy­mogów - co do formy, jak i treści zapisów księgowych.
Podatkową księgę przychodów i roz­chodów prowadzi się na każdy rok od­rębnie. Rozpoczynając działalność za­kładamy ją na dzień rozpoczęcia tej działalności (może to być np. 25 mar­ca, 30 sierpnia czy 1 grudnia). W ko­lejnych latach nową księgę należy za­łożyć zawsze na 1 stycznia. 0 założeniu księgi musimy zawiadomić (pisemnie) naczelnika urzędu skarbowego właści­wego ze względu na miejsce zamiesz­kania. Mamy na to 20 dni od zaprowa­dzenia księgi.

Kontynuując działalność w la­tach następnych, nie musimy składać takiego zawiadomienia. Chyba, że w roku poprzednim rozliczaliśmy się w formie ryczał­tu, karty podatkowej lub będąc na zasadach ogólnych prowadzili­śmy księgi rachunkowe. Wówczas - jeśli w danym roku chcemy się rozliczać na zasadach ogólnych i wybrać podatkową księgę przy­chodów powinniśmy zawiadomić o tym urząd skarbowy do 21 stycznia.
Jeśli działalność prowadzona jest w formie spółki (np. cywilnej, jawnej) zawiadomienie o zapro­wadzeniu księgi składaj ą wszyscy wspólnicy w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca za­mieszkania każdego z nich. Nato­miast nie trzeba księgi rejestro­wać w urzędzie skarbowym ani jej urzędowo poświadczać.
Dla spółki prowadzi się jedną księgę, mimo że podatnikiem po­datku dochodowego jest nie spół­ka, a odrębnie każdy ze wspólni­ków (przychody i koszty wspólni­ków ustala się na podstawie księ-
gi proporcjonalnie do ich udziałów w zysku spółki).
Niekiedy nie wystarczy założe­nie jednej księgi - jeśli prowadzi­my przedsiębiorstwo wielozakła­dowe (wykonujemy swą działal­ność w kilku sklepach, zakładach, punktach usługowych), rozsąd­niej jest zaprowadzić kilka ksiąg, z których każda dokumentuje zda­rzenia gospodarcze zachodzące w danym zakładzie i przechowy­wana jest w tym zakładzie.

Gdzie przechowywać księgę?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz dowody księgowe, na podstawie których robimy zapisy w tej księdze, powinny znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez nas jako siedziba firmy. Pro­wadzący działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego muszą przechowywać księgę w miejscu wykonywania tej dzia­łalności (chyba że prowadzą również ewidencję sprzedaży: wówczas wystarczy, że ewiden­cja znajduje się w miejscu wyko­nywania działalności).
W przedsiębiorstwie wieloza­kładowym - księgi (co do zasady) powinny znajdować się w każdym zakładzie. Można jednak prowa­dzić tylko jedną księgę w miejscu wskazanym jako siedziba, ale pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach prowadzona jest ewi­dencja sprzedaży (w razie wyko­nywania działalności kantorowej bądź prowadzenia lombardu -również ewidencja kupna i sprze­daży wartości dewizowych lub ewidencja pożyczek i zastawio­nych rzeczy).
Księgę i związane z nią dokumenty powinniśmy przechowywać przez 6 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym była prowadzona (aż przedawni się zobowiązanie podatko­we za ten rok). A zatem np. księgę za 2004 r., związane z nią ewidencje i do­wody księgowe trzeba zachować do końca 2010 r. Ten kto nie przechowu­je księgi, może być ukarany grzywną.

Prowadzenie księgi można zlecić
Nie musimy sami prowadzić księgi; możemy powierzyć tę czynność biuru rachunkowemu, czyli przedsiębiorcy uprawnio­nemu do prowadzenia ksiąg, któ­ry świadczy usługi w tym zakre­sie. Przedsiębiorcą tym może być doradca podatkowy, inna osoba uprawniona do wykonywania czynności doradztwa podatkowe­go (adwokat, radca prawny, bie­gły rewident), bądź osoba, która uzyskała świadectwo Minister­stwa Finansów, potwierdzające kwalifikacje do usługowego pro­wadzenia ksiąg rachunkowych.
Jeżeli prowadzenie księgi zosta­ło zlecone biuru rachunkowemu, księga ta powinna być przechowy­wana w miejscu przez nas wskaza­nym (może to być siedziba biura lub inne wskazane miejsce). O fakcie tym trzeba powiadomić urząd skar­bowy (ten sam, w którym złożyli­śmy zawiadomienie o prowadzeniu księgi) w terminie 7 dni od zawar­cia umowy z biurem. Zawiadomie­nie to można również przesłać łącz­nie z zawiadomieniem o zaprowa­dzeniu księgi. Należy w nim wska­zać nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia i przechowy­wania księgi i dowodów związa­nych z jej prowadzeniem.

Co, gdzie wpisać?
Rozporządzenie ministra fi­nansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera dwa jej wzo­ry. Jeden - w wersji uproszczonej, składającej się jedynie z 6 ko­lumn, jest przeznaczony dla rolni­ków prowadzących (oprócz go­spodarstwa rolnego) dodatkowo niewielką działalność gospodar­czą (z której przychody nie prze­kraczają rocznie 10 tys. zł). Podat­kowa księga przychodów i rozcho­dów dla pozostałych podatników jest bardziej rozbudowana, składa się bowiem z 17 kolumn.

Dodatkowe ewidencje
Oprócz podatkowej księgi przy­chodów i rozchodów trzeba (najczęściej) prowadzić dodatkowe ewidencje:

• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

• ewidencję wyposażenia (obejmującą wyposażenie, czyli rzeczy związane z pro­wadzoną działalnością nie zaliczane do środków trwa­łych, których wartość począt­kowa przekracza 1500 zł i jest niższa od 3500 zł),

• ewidencję sprzedaży - prowadzoną przez tych, którzy nie prowadzą księgi w miejscu wykonywania działalności.

Zatrudniając pracowników mu­simy dodatkowo założyć indywi­dualne (imienne) karty przycho­dów pracowników. Przedsiębiorcy wykonujący specyficzne rodzaje działalności, takie jak: prowadze­nie kantoru (kupna i sprzedaży walut) lub lombardu (udzielanie pożyczek pod zastaw), muszą za­łożyć ewidencję kupna i sprzeda­ży wartości dewizowych, bądź ewidencję pożyczek i zastawio­nych rzeczy.
Z kolei przedsiębiorcy używa­jący - na potrzeby prowadzonej działalności - samochodów oso­bowych nie będących środkami trwałymi (nie wpisanych do ewi­dencji środków trwałych), powin­ni prowadzić ewidencję przebie­gu tych pojazdów.

Pamiętaj, że rozliczając się na zasadach ogólnych musisz:

• wpłacać co miesiąc zaliczkę na podatek na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc ubiegły, a za grudzień - w terminie do 20 grudnia (wraz z zaliczką na listopad),
• co miesiąc składać deklarację na zaliczkę miesięczną PIT-5, do 30 kwietnia każdego roku składać zeznanie roczne,
• prowadzić księgę przychodów i rozchodów, ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także inne niezbędne ewidencje,
• wystawiać faktury lub rachunki dokumentujące sprzedaż towarów i usług oraz przechowywać ich kopie,
• gromadzić i przechowywać dowody zakupu towarów
• oraz inne dowody, na podstawie których dokonuje się zapisów w księdze przychodów i rozchodów.