Odlotowy biznes

Grzegorz Bosowski

W drugiej częściej materiału o pomyśle na własne biuro podróży, przybliżę kwestie techniczne rozpoczęcia współpracy z touroperatorami oraz m.in. tworzenia własnego systemu Back Office i jego roli w naszej działalności, a także promocji marki.

Kontrolowanie upływu gotówki jest jednym z najważniejszych wyzwań, jakie stoją przed przedsiębiorcą. Niekontrolowane wydatkowanie pieniędzy kończy się utratą płynności finansowej, która może grozić bardzo szybkim bankructwem. Dlatego też najlepszym i sprawdzonym rozwiązaniem jest optymalizacja kosztów od samego początku.

Optymalizacja kosztów to podstawa

Outsourcing usług jest obecnie jednym z ciekawszych rozwiązań, pozwalających nie tylko obniżyć koszty, ale przede wszystkim przekazać na zewnątrz te czynności biznesowe, których nie jesteśmy w stanie technicznie rozwiązać samodzielnie. Outsourcing pozwala także płacić za usługi w formie miesięcznej opłaty, zgodnie z wcześniej podpisaną umową. Stała miesięczna opłata zabezpiecza przed nagłym skokiem cen lub koniecznością ponoszenia dodatkowych kosztów, takich jak np. rekrutacja nowych pracowników, ich szkolenie czy modernizacja sprzętu. To wszystko pozostanie wówczas w gestii firmy oferującej dane usługi outsourcingowe, my z kolei musimy kontrolować wyniki osiągane przez Call Center oraz jakość usług świadczonych przez współpracującą z nami firmę.

Rozpoczynamy współpracę z biurami podróży

Gdy uporamy się z podstawami niezbędnymi do rozpoczęcia działalności i uruchomienia biura z kilkoma komputerami i gotowym systemem do sprzedaży pakietów, możemy przystąpić do podpisywania umów z touroperatorami. Klasyczny system sprzedaży opiera się przede wszystkim na prowizjach i to jest główne źródło zysku naszego biura podróży.

Za każdy sprzedany pakiet otrzymamy określony procent jego wartości – w zależności od podpisanej z touroperatorem umowy. Jest to warunek niezbędny – bez odpowiednich umów nie będziemy mieć bowiem prawa do handlu pakietami danego touroperatora. W czasie negocjacji ustalane są przede wszystkim prowizje, jakie otrzymujemy jako pośrednik w sprzedaży. Warto dodać w tym miejscu, że prowizje nie zawsze są stałe i na początku współpracy będą niskie. Wraz ze wzrostem obrotu, możemy negocjować stawki i stopniowo zwiększać rentowność naszego przedsięwzięcia. Znaczący pośrednicy mogą liczyć na bardziej preferencyjne stawki, niż firmy, które dopiero rozpoczynają działalność.

Kiedy podpiszemy pierwsze umowy, możemy rozpocząć prezentację oferty touroperatora na stronie internetowej. Bardzo ważna jest w tym miejscu odpowiednia oprawa wizualna, o której wspomniałem w pierwszej części artykułu. Przede wszystkim klient musi zostać szczegółowo poinformowany o wszelkich aspektach związanych z daną wycieczką. Są to informacje dotyczące zakwaterowania, jego standardu, wyżywienia, kwestii środka transportu oraz przede wszystkim jej całkowitej ceny, aby nie wprowadzać klienta w błąd. Jeśli operator, który stworzył daną wycieczkę, oferuje możliwość wykupienia dodatkowych elementów, również powinniśmy zachęcić do tego klienta. Dostanie on wówczas szersze pole wyboru, a my możemy zaoferować jeszcze bardziej kompleksową usługę i otrzymać w zamian wyższą prowizję.

System Back Office

System Back Office stanowi swoiste zaplecze dla działalności biura podróży. Jego posiadanie wymaga poniesienia dodatkowych kosztów, jednak znacząco ułatwia funkcjonowanie biura i stanowi zabezpieczenie dla odbywających się transakcji. W systemie przechowywane są wszystkie informacje na temat dokonanych rezerwacji, dzięki czemu firma może w zaawansowany sposób prowadzić obsługę posprzedażową. Zaliczamy do niej takie elementy jak: zmiany w dokonanych rezerwacjach, możliwość sprzedaży dodatkowych usług klientom, którzy zarezerwowali już wycieczkę czy po prostu szybkie anulowanie danej rezerwacji. Back Office funkcjonuje najczęściej w formie odrębnego systemu IT i choć jego stworzenie oznacza dodatkowe wydatki, może on znacząco przyspieszyć i ułatwić obsługę klientów. W zależności od skali przedsięwzięcia, duże biura podróży posiadają Back Office nie tylko w formie systemu, ale również dodatkowego personelu, który świadczy usługi posprzedażowe, w tym m.in. potwierdza klientom godzin przelotów.

Promocja wirtualnego biura podróży

Jeżeli zdecydowaliśmy się na internetowe biuro podróży, naszymi klientami stają się przede wszystkim użytkownicy sieci. W związku z tym, projekty reklamowe i promocyjne powinniśmy skierować w głównej mierze właśnie do Internetu. Rozmaitość form oferowanej reklamy w sieci jest obecnie bardzo duża. Od klasycznych systemów bannerowych, przez linki sponsorowane w wyszukiwarkach, aż po Google Adwords, czyli reklamę kontekstową, w której płacimy za ilość kliknięć w naszą reklamę. Każda z tych form promocji ma swoje wady i zalety, jednak w pierwszej kolejności musimy zwrócić uwagę na grupę docelową. Jeżeli prowadzimy specjalistyczne biuro podróży, oferujące np. wyprawy górskie lub wycieczki ekskluzywne, wybór strategii jest stosunkowo prosty, przede wszystkim ze względu na media, które są kluczowe dla naszych przyszłych klientów. W pewnym sensie najtrudniejsze i zarazem najbardziej kosztowne wydaje się promowanie biura podróży o bardzo szerokiej ofercie, skierowanej tak naprawdę do wszystkich. Wymaga to znacznie bardziej przemyślanych działań i większych nakładów. Pamiętajmy, że działania marketingowe i reklamowe muszą wejść także pod nasz parasol optymalizacji kosztów. Często zdarza się, że wydatki na marketing należą do najwyższych w firmie i dlatego też muszą być ściśle kontrolowane.

Trudne początki... to nie koniec problemów

Zawsze zwykło się mówić, że najtrudniejsze są początki. O ile faktycznie najtrudniejszy jest start w biznesie i wybicie się z tłumu, o tyle w branży turystycznej istnieje wiele czynników zewnętrznych, które w sposób losowy mogą zniweczyć nawet najlepsze plany.

Dobrym przykładem takiej sytuacji jest 11 września 2001 r., kiedy nagle drastycznie spadło zainteresowanie wycieczkami do USA. Jednocześnie w wyniku istniejącego zagrożenia, wiele osób rezygnowało w ogóle z wyjazdów, również w innych kierunkach. Na sytuację naszej firmy nie będzie miał dobrego wpływu także wysoki kurs euro, który dodatkowo powoduje, że klienci ograniczają wydatki i rezygnują z wielu dodatkowych usług lub wybierają wypoczynek w kraju. Czynników takich jest mnóstwo, a wszystkie powodują w bardzo szybkim i znacznym stopniu pogorszenie koniunktury na rynku turystycznym. Większość z nich działa na rynek jedynie chwilowo, lecz ich pojawienie się może okazać się dla młodej firmy wystarczająco zgubne.

Wszystkie nakreślone w artykule kwestie są tak naprawdę jedynie wierzchołkiem góry lodowej. Jak jednak widać, choćby na przykładzie Fly.pl, nie są to problemy nie do przezwyciężenia.

Źródło: Gazeta Małych i Średnich Przedsiębiorstw, www.gazeta-msp.pl