Część 3.

Zweryfikuj posiadane referencje. Sprawdź legalność oprogramowania.

Działalność firm usługowych opiera się głównie na jakości wykonywanej przez nie pracy. O ile jakość produktów handlowych podlega notorycznemu testowaniu, zarówno przez odpowiednie do tego instytucje, jak i opinie samych konsumentów, jakość usług nie jest mierzalna w prosty sposób, a często zależy wręcz od indywidualnych relacji pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą. Wyrazem takiej pozytywnej relacji, oraz zadowolenia z wykonywanej obsługi jest udzielenie usługodawcy referencji.

Analizując jednak oferty, czy strony internetowe biur rachunkowych dosyć rzadko spotykamy się z listami referencyjnymi obsługiwanych klientów. Jedna z częstszych wymówek dotyczących ich braku jest powoływanie się na tajemnicę handlową, oraz obawę przed działalnością konkurencji.

W moim osobistym przekonaniu, solidna, świadcząca wysokiej jakości usługi firma powinna szczycić się swoimi klientami i dobrym wykonaniem powierzonych zadań. Z praktyki wiem, iż dobra firma usługowa nie obawia się „podkupienia” klienta, gdyż klient zadowolony nigdy nie jest skłonny do wprowadzania zmian w „dobrze funkcjonującym mechanizmie”. Ucieczki do konkurencji należy się obawiać tylko w przypadku klienta niezadowolonego z jakości usług. Czy chcielibyśmy się związać  z firmą posiadającą niezadowolonych klientów ?

Nie należy dawać się zbyć pokrętnym wymówkom, lecz prosić usługodawcę o okazanie referencji, które są podstawowym świadectwem jakości i solidności działania Biura Rachunkowego. Warto także zwrócić uwagę na długotrwałość poszczególnych kontraktów. Klient, który korzysta z obsługi danego biura przez długie lata, często w różnych firmach w które jest zaangażowany, jest najlepszą referencją usługodawcy.

Sprawdź legalność oprogramowania używanego przez biuro.

Większość firm na rynku, korzysta w swojej pracy z różnorodnego oprogramowania komputerowego. Są to przede wszystkim zainstalowane w komputerach systemy operacyjne (MS Windows), aplikacje wspomagające pracę biurową (MS Office), czy też specjalistyczne oprogramowanie księgowe. O ile zazwyczaj programy bezpośrednio służące do prowadzenia księgowości są w większości biur legalne (podlegają zgłoszeniu do US a co za tym idzie także ewentualnej kontroli legalności), o tyle można spotkać na rynku firmy posługujące się nielegalnymi kopiami systemów operacyjnych, programów biurowych, oprogramowania antywirusowego czy innych programów użytkowych, których legalna instalacja, ze względu na ich cenę, stanowi poważne obciążenie finansowe dla przedsiębiorcy.

Jakkolwiek ryzyko z tytułu użytkowania nielegalnego oprogramowania ponosi wyłącznie firma użytkująca, to jednak w przypadku Biura Rachunkowego korzystającego z takiego oprogramowania powstaje szczególne niebezpieczeństwo, dla obsługiwanych przez nie klientów. Należy bowiem pamiętać, że wraz z towarzyszącą wykryciu nielegalnych programów konfiskatą twardego dysku, skonfiskowane zostają także wszystkie dane klientów obsługiwanych przez biuro, w tym zapisy ksiąg rachunkowych. Odtworzenie takich zapisów będzie czynnością czasochłonną i niezwykle uciążliwą, szczególnie w przypadku biura pozbawionego, na skutek konfiskaty dysków, z możliwości księgowań na komputerach. Może doprowadzić do zaburzeń, lub wręcz nieprawidłowości w rozliczaniu klienta, a przez to narazić go na straty, bądź co najmniej nieprzyjemności i kłopoty w rozliczeniach podatkowych i ZUS.

Tak więc efektem ubocznym korzystania z pirackiego software’u przez Biuro Rachunkowe, będzie zawsze zagrożenie bezpieczeństwa rozliczeń księgowych klienta. Firmy narażającej interesy swoich klientów na jakiekolwiek kłopoty nie możemy zatem nazwać firmą solidną.

Robert Adam Okulski – doradca podatkowy w spółce Okulscy Księgowość Sp. z o. o. w Warszawie (www.okulscy.com.pl).