Termin „negocjacja” pochodzi od łacińskiego rzeczownika negotiatio oznaczającego zajmowanie się handlem (sam zaś termin negotitatio ma swoją etymologię w czasowniku łacińskim negare – czyli mówić „nie”, zaprzeczać). Negocjacje są procesem rozwiązywania konfliktu, w którym dwie lub więcej stron o częściowo sprzecznych interesach dyskutuje nad dzielącymi je różnicami i próbuje podjąć wspólną decyzję w zakresie ważnych dla nich spraw. Wśród negocjacji wyróżnia się negocjacje pozycyjne, gdzie zwycięzcą jest jedna ze stron oraz negocjacje integracyjne, w których strony próbują znaleźć najlepsze dla siebie rozwiązanie. Negocjacje pozycyjne – w zależności od sposobu ich przeprowadzania – różnicuje się na pozycyjne miękkie – występują wtedy gdy strony wykazują dużą skłonność do ustępstw – oraz pozycyjne twarde – gdy strony w rozmowach są nieustępliwe i niechętnie reagują na kontrargumenty. Traktowane są jako nie w pełni wartościowy rodzaj rozmów. W większości sytuacji negocjacje posiadają tzw. potencjał integracyjny, to jest dają możliwość innego rozwiązania, niż wygrany-przegrany.

Negocjacje integracyjne opierają się na racjonalnym procesie podejmowania decyzji. Wymagają stworzenia pewnych warunków wstępnych, którymi są: a/ dobre przygotowanie (określenie celów, argumentów, planu rozmów, miejsca, sporządzenie listy osób, uświadomienie sobie swojej BATNY – Best Alternative To the Negociated Agreement – tj. najlepszej alternatywy dla negocjowanej ugody); b/ zrozumienie rzeczywistych celów i potrzeb drugie strony; c/ zadbanie o swobodny przepływ informacji; d/ podkreślanie wspólnych elementów i minimalizowanie różnic; e/ gotowość poszukiwania rozwiązań wychodzących naprzeciw celom i oczekiwaniom obu stron; f/ budowanie klimatu zaufania (udzielanie sobie wzajemnego wsparcia, okazywanie uwagi, zainteresowania, zrozumienia). Negocjacje integracyjne przebiegają w trzech fazach. Faza I – zdefiniowanie problemu: w tej fazie dokonuje się jasnego, precyzyjnego, konkretnego określenia celu oraz relacji między problemem głównym a kwestiami szczegółowymi. W fazie II – opracowanie alternatywnych rozwiązań – przygotowuje się listę możliwych rozwiązań, korzysta się przy tym z klasycznych technik generowania rozwiązań oraz dokonuje przedefiniowania problemu. Wśród klasycznych technik pozyskiwania rozwiązań na uwagę zasługują: burza mózgów: osoby biorące udział w dyskusji swobodnie proponują rozstrzygnięcia, wszystkie proponowane rozwiązania traktowane są jako jednakowo ważne, każdy uczestnik ma prawo zgłosić swój pomysł, uczestnicy powstrzymują się przed pochopną oceną wartości rozwiązania, nie występuje presja czasowa w generowaniu rozwiązań; technika grupy nominalnej: po zdefiniowaniu problemu każdy z uczestników przygotowuje indywidualnie pisemną listę rozwiązań, które w dalszej kolejności są przedstawiane i zapisywane, po czym ustala się ich ranking; przyjęty zostaje pomysł, który uzyskał najwyższą łączną notę; metoda delficka (panel ekspertów) – bazuje na doświadczeniach osób, które zetknęły się już z podobnym problemem lub mają odpowiednią wiedzę przydatną do jego rozwiązania; zdefiniowany problem przedstawia się wybranym osobom i zbiera ich opinie; procedura jednego tekstu – polega na zdefiniowaniu interesów i opracowaniu wstępnej propozycji rozwiązania problemu; po zapoznaniu się z propozycją zainteresowane osoby wnoszą do projektu własne sugestie. Przedefiniowanie problemu staje się możliwe dzięki zastosowaniu takich strategii jak: pozyskanie dodatkowych środków; wymiana kwestii (np. zaakceptowanie niższej ceny przy zakupie większej liczby produktów); kompensacja: dostrzeżenie, że w zamian za rezygnację z dochodzenia części swoich praw można otrzymać satysfakcjonującą rekompensatę; redukcja kosztów: zminimalizowanie ewentualnych kosztów mogących wynikać dla jednej ze stron w sytuacji, gdy przyjęte zostanie rozwiązanie zaproponowane przez drugą stronę; redukcję kosztów przeprowadza się zazwyczaj na dwa sposoby: poprzez modyfikację oferty zmniejszającą negatywne następstwa posunięć ugodowych lub poprzez zmniejszenie ilości czasu, nakładów pieniężnych czy wysiłku niezbędnego do uzyskania zamierzonego celu; łączenie – opracowanie twórczego rozwiązania pozwalającego na pełną realizację interesów obu stron, przy czym żadna z nich nie osiąga wstępnie określonego celu. Ostatnim etapem negocjacji jest wybór rozwiązania. Aby wybór był najlepszy, ocena proponowanych rozwiązań winna uwzględniać kryterium jakości i akceptowalności, czynnik ludzki powinien być oddzielony od sytuacji problemowej, a formalności zminimalizowane.

Pierwszorzędną rolę w negocjacjach odgrywa osoba negocjatora. W badaniach przeprowadzonych w latach siedemdziesiątych ubiegłego stulecia w Wielkiej Brytanii wykazano, że wybitny negocjator (polityk, związkowiec, działacz gospodarczy) w porównaniu z negocjatorem nie odnoszącym szczególnych sukcesów w prowadzeniu rozmów negocjacyjnych zachowuje się w następujący sposób: przywiązuje zdecydowanie większą wagę do przygotowania negocjacji; poświęca kilkakrotnie więcej czasu na analizowanie sytuacji ogólnej; rozważa średnio dwa razy więcej alternatyw końcowego porozumienia; analizuje własne alternatywne pomysły; antycypuje pomysły drugiej strony; uwzględnia cel negocjacji jako przedział możliwych rozwiązań; preferuje problemowe podejście do sposobu organizacji porządku rozmów; uwzględnia długotrwałe rezultaty porozumienia; doświadcza satysfakcji w związku z zamknięciem rozmów!